Nhà hàng có cần chức năng đặt bàn online? Cách làm đơn giản

Cuối tuần, lễ Tết, tiệc sinh nhật, liên hoan công ty: đó là những lúc điện thoại nhà hàng reo liên tục, nhân viên vừa phục vụ vừa ghi sổ đặt bàn, rồi thỉnh thoảng lại ghi nhầm giờ hoặc quên một đơn. Chức năng đặt bàn online trên website ra đời để giải quyết đúng chuyện đó. Nhưng không phải nhà hàng nào cũng cần một hệ thống đầy đủ. Bài viết này giúp bạn chọn mức phù hợp.

Khi nào nhà hàng thực sự cần đặt bàn online?

Hãy tự hỏi vài câu:

• Nhà hàng có thường kín chỗ vào giờ cao điểm hoặc cuối tuần không?
• Khách có hay gọi điện ngoài giờ mở cửa để đặt bàn không?
• Nhà hàng có nhận tiệc nhóm, phòng riêng, set menu cần chuẩn bị trước không?
• Đã từng xảy ra chuyện ghi nhầm, trùng bàn, quên đơn chưa?

Nếu phần lớn câu trả lời là “không”, quán thường chỉ cần khách gọi điện hoặc nhắn tin. Nếu nhiều câu là “có”, đặt bàn online sẽ giúp bạn bớt rối và không bỏ lỡ khách.

Ba mức đặt bàn online, từ đơn giản đến đầy đủ

Mức 1: Nút gọi điện và nhắn Zalo

Đây là mức tối thiểu, gần như website nhà hàng nào cũng nên có: một thanh nút cố định trên điện thoại gồm “Gọi đặt bàn” và “Nhắn Zalo”. Khách bấm là liên hệ được ngay. Ưu điểm là rẻ, dễ dùng, phù hợp thói quen nhắn Zalo của khách ở tỉnh. Nhược điểm là thông tin vẫn rời rạc, nhân viên phải tự ghi lại.

Mức 2: Form đặt bàn

Khách điền tên, số điện thoại, ngày giờ, số người, ghi chú. Thông tin được gửi về email hoặc trang quản trị, nhân viên gọi lại xác nhận. Mức này gọn gàng hơn nhiều mà vẫn đơn giản, rất hợp với nhà hàng vừa và nhỏ.

Mức 3: Đặt bàn theo khung giờ có quản lý

Website hiển thị các khung giờ còn trống, khách chọn và nhận xác nhận. Nhà hàng quản lý danh sách đặt bàn theo ngày trong trang quản trị. Mức này phù hợp nhà hàng đông khách, nhiều khu vực, nhiều chi nhánh. Đổi lại, nhân viên phải cập nhật tình trạng bàn đều đặn, nếu không hệ thống sẽ báo sai.

Bạn có thể xem cách hai mức khác nhau được thể hiện trong các mẫu nhà hàng ở kho demo của WebCut: có mẫu dùng form tư vấn, đặt bàn đơn giản, có mẫu có phần đặt bàn theo giờ.

Form đặt bàn nên hỏi những gì?

Càng ít ô càng tốt, nhưng phải đủ để chuẩn bị:

• Họ tên và số điện thoại (bắt buộc).
• Ngày và giờ đến, nên cho chọn từ danh sách để tránh ghi sai định dạng.
• Số người, có thể thêm lựa chọn “có trẻ em”.
• Khu vực mong muốn nếu có: trong nhà, ngoài trời, phòng riêng.
• Dịp đặc biệt và ghi chú: sinh nhật, kỷ niệm, dị ứng thực phẩm, cần ghế em bé.

Không nên bắt khách tạo tài khoản hay nhập email bắt buộc. Với khách ở tỉnh, số điện thoại là đủ để liên lạc.

Xác nhận đặt bàn: bước hay bị bỏ quên

Khách đặt xong mà không nhận được phản hồi sẽ không chắc bàn đã được giữ. Hãy quy định rõ:

1. Sau khi gửi form, website hiện thông báo “Nhà hàng sẽ gọi hoặc nhắn xác nhận trong giờ mở cửa”.
2. Nhân viên gọi hoặc nhắn Zalo xác nhận, nhất là với nhóm đông.
3. Ngày đến, có thể nhắn nhắc lại với các đơn lớn.

Ghi rõ trên website bạn xác nhận trong khoảng thời gian nào, để khách đặt lúc nửa đêm không phải lo lắng.

Chính sách giữ bàn và đặt cọc

Khách đặt rồi không đến là chuyện nhà hàng nào cũng gặp. Một vài cách xử lý phổ biến, bạn chọn cái phù hợp và ghi rõ trên website:

• Giữ bàn trong một khoảng thời gian sau giờ hẹn, quá thời gian sẽ nhường cho khách khác.
• Đặt cọc cho tiệc nhóm, set menu vì nhà hàng phải chuẩn bị nguyên liệu trước.
• Hạn chót đổi số người với tiệc lớn.

Chính sách rõ ràng từ đầu giúp tránh tranh cãi và khiến khách thấy nhà hàng làm việc chuyên nghiệp.

Đặt bàn online cần đi kèm những gì trên website?

Khách chỉ đặt bàn khi đã muốn đến. Vì vậy trang đặt bàn phải đi cùng thực đơn có giá, ảnh không gian thật, sức chứa và thông tin phòng riêng, địa chỉ và bản đồ, giờ mở cửa. Tham khảo thêm cách sắp xếp nội dung cho ngành ăn uống tại trang website nhà hàng, F&B.

Chi phí

Mức 1 và mức 2 thường nằm gọn trong một website thông thường. Với WebCut, gói Web mẫu có sẵn 4–5 trang là 500.000đ, thiết kế theo yêu cầu là 500.000đ mỗi trang; giá chưa gồm tên miền và hosting, chi tiết trên trang bảng giá. Mức 3 có quản lý khung giờ cần trao đổi cụ thể theo cách nhà hàng vận hành. Nhà hàng ở Quảng Ngãi có thể trao đổi trực tiếp với chi nhánh WebCut tại Bình Sơn.

Chưa chắc nhà hàng mình cần mức nào? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, kể cách bạn đang nhận đặt bàn, WebCut sẽ gợi ý mức phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Có đặt bàn online rồi có cần nghe điện thoại nữa không?

Vẫn cần. Nhiều khách, nhất là khách lớn tuổi, vẫn thích gọi điện. Đặt bàn online là thêm kênh, không thay thế hoàn toàn.

Đơn đặt bàn được gửi về đâu?

Thường về email và trang quản trị website. Có thể cấu hình gửi thêm thông báo để nhân viên không bỏ sót, tùy giải pháp.

Quán nhỏ vài bàn có nên làm form đặt bàn?

Thường không cần. Nút gọi và nhắn Zalo là đủ; hãy dành công sức cho thực đơn và ảnh món ăn.