Tiệm làm tóc, phòng khám nhỏ, gara rửa xe, lớp học thử, studio chụp ảnh, văn phòng tư vấn: rất nhiều nghề sống bằng lịch hẹn. Khi nghe đến đặt lịch hẹn online, nhiều chủ cơ sở nghĩ ngay đến phần mềm trả phí hằng tháng, nhiều tính năng, phải học cách dùng. Thực tế, với một cơ sở một đến ba người nhận lịch, có những cách đơn giản hơn nhiều mà vẫn đủ dùng. Bài này không đi sâu vào ngành nào, mà so sánh các cách làm để bạn tự chọn.
Bạn thật sự cần gì từ việc đặt lịch?
Trước khi chọn công cụ, trả lời bốn câu hỏi:
- Mỗi ngày có bao nhiêu lịch? Vài lịch thì gọi xác nhận vẫn nhẹ nhàng; vài chục lịch thì không.
- Mấy người, mấy chỗ nhận lịch? Một người một ghế khác hẳn ba thợ, hai phòng.
- Thời lượng có cố định không? Cắt tóc 30 phút khác nhuộm 2 tiếng; khám tổng quát khác tái khám.
- Có cần đặt cọc không? Nếu khách hay hẹn rồi bỏ, đặt cọc là chuyện cần tính.
Câu trả lời sẽ dẫn bạn đến một trong ba cách dưới đây.
Ba cách nhận đặt lịch, từ đơn giản đến đầy đủ
Cách 1: Form đặt lịch trên website, bạn gọi xác nhận
Khách điền dịch vụ, ngày mong muốn, buổi sáng hay chiều, tên và số điện thoại. Form gửi về email hoặc thông báo cho bạn; bạn gọi hoặc nhắn Zalo chốt giờ cụ thể. Ưu điểm: không cần phần mềm, không phí, bạn vẫn kiểm soát lịch theo cách quen thuộc (sổ tay, lịch trên điện thoại). Nhược điểm: phải có người gọi lại, và khách không biết ngay giờ nào còn trống.
Mẹo nhỏ: thay vì cho chọn giờ chính xác, cho chọn buổi. Khách thấy linh hoạt, bạn dễ xếp.
Cách 2: Link trang đặt lịch, khách tự chọn giờ trống
Một số công cụ lịch phổ biến cho phép tạo trang đặt lịch công khai. Ví dụ, theo trang trợ giúp của Google, người dùng tài khoản Google cá nhân có thể tạo một trang đặt lịch (appointment schedule) miễn phí trên Google Calendar: đặt thời lượng mỗi lịch, khung giờ nhận, thời gian nghỉ giữa hai lịch, số lịch tối đa mỗi ngày, rồi chia sẻ đường link hoặc gắn nút lên website. Khách mở link, thấy giờ còn trống, tự chọn; lịch hẹn hiện ngay trên lịch của bạn.
Vài điểm cần biết trước khi dùng (theo trợ giúp của Google tại thời điểm viết, có thể thay đổi):
- Tài khoản cá nhân chỉ có một trang đặt lịch; tạo nhiều trang, gửi email nhắc lịch tự động hay thu tiền cần gói trả phí.
- Trang đặt lịch là công khai, hiện tên và ảnh tài khoản Google; nên dùng một tài khoản riêng mang tên cửa hàng.
- Việc thiết lập làm trên máy tính; mặc định có khoảng thời gian tối thiểu trước giờ hẹn, nên ngay sau khi tạo có thể chưa thấy giờ trống trong ngày.
Cách này hợp với cơ sở một hai người nhận lịch, thời lượng tương đối đều.
Cách 3: Phần mềm đặt lịch chuyên dụng
Khi có nhiều nhân viên, nhiều phòng hoặc máy, cần nhắc lịch qua tin nhắn, đặt cọc, báo cáo khách quay lại, phần mềm chuyên dụng mới thật sự đáng tiền. Đổi lại là phí hằng tháng và thời gian làm quen. Đừng bắt đầu từ đây nếu mỗi ngày chỉ có vài lịch.
Gắn đặt lịch vào website thế nào cho khách dễ dùng?
- Nút đặt lịch xuất hiện ở trang chủ và từng trang dịch vụ, chữ trên nút nói rõ việc: “Đặt lịch cắt tóc”, “Giữ chỗ khám thứ Bảy”.
- Ghi thời lượng và giá tham khảo cạnh từng dịch vụ, để khách chọn đúng ngay từ đầu.
- Nói rõ điều gì xảy ra sau khi đặt: “Chúng tôi nhắn Zalo xác nhận trong giờ làm việc” hoặc “Lịch được xác nhận ngay”.
- Giữ nút gọi, nút Zalo bên cạnh: nhiều khách, nhất là người lớn tuổi, vẫn thích gọi hơn tự đặt.
Với các ngành có tính chất riêng, chẳng hạn spa cần hỏi tình trạng da hay dị ứng trước khi hẹn, xem thêm trang website cho spa, thẩm mỹ của WebCut.
Giảm tình trạng đặt rồi không đến
- Nhắc lịch trước một ngày bằng tin nhắn Zalo, kể cả khi bạn phải nhắn tay.
- Ghi chính sách đổi, hủy ngắn gọn ngay dưới form: báo trước bao lâu, có giữ cọc không.
- Không cho đặt quá xa: lịch hẹn ba tuần sau dễ bị quên hơn lịch tuần này.
- Ghi chỉ đường, chỗ để xe trong tin xác nhận: khách đến muộn vì tìm không ra cũng là một kiểu lỡ hẹn.
Dấu hiệu nên nâng cấp cách đặt lịch
Khi bạn hoặc nhân viên mất nhiều thời gian mỗi ngày chỉ để gọi xác nhận, khi bắt đầu có hai khách trùng một giờ, hoặc khi khách hẹn rồi bỏ đủ nhiều để cần đặt cọc, đó là lúc chuyển sang cách tiếp theo. Bắt đầu đơn giản không có nghĩa là mãi đơn giản; quan trọng là website đã có sẵn chỗ để gắn công cụ mới khi cần.
Về chi phí website, theo bảng giá WebCut: Web mẫu có sẵn 500.000đ cho 4–5 trang, thiết kế theo yêu cầu 500.000đ mỗi trang, chưa gồm hosting và tên miền. Bạn có thể xem cách WebCut làm việc với cửa hàng, cơ sở dịch vụ ở Quảng Ngãi; chi nhánh Bình Sơn tiện gặp trực tiếp.
Chưa biết cách nào hợp với cơ sở của bạn? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, kể ngắn mỗi ngày bạn nhận bao nhiêu lịch, mấy người làm.
Câu hỏi thường gặp
Form đặt lịch có cần hỏi email không?
Với khách ở Việt Nam, số điện thoại hoặc Zalo thường đủ và dễ liên lạc hơn. Chỉ hỏi email nếu bạn thật sự gửi xác nhận qua email.
Có thể dùng Zalo thay hoàn toàn cho đặt lịch trên web?
Được, nhiều cơ sở vẫn làm vậy. Website giúp khách mới biết dịch vụ, giá, giờ mở cửa trước khi nhắn, nên cuộc trò chuyện trên Zalo ngắn hơn.
Trang đặt lịch miễn phí có an toàn không?
Dùng công cụ của nhà cung cấp lớn và một tài khoản riêng cho cửa hàng, chỉ hỏi thông tin cần thiết. Đọc kỹ phần quyền riêng tư của công cụ trước khi dùng.
