Khi đã có tên miền cho website, nhiều chủ doanh nghiệp hỏi tiếp: “Có nên làm email tên miền riêng kiểu lienhe@tencongty.vn không, hay dùng Gmail cho xong?”. Câu trả lời tùy vào việc bạn gửi thư cho ai và gửi bao nhiêu. Bài này không bán gói email nào; mục tiêu là giúp bạn biết mình cần gì, phải hỏi nhà cung cấp những câu nào và tránh vài lỗi kỹ thuật hay gặp.
Email tên miền riêng là gì?
Là địa chỉ email có phần sau dấu @ là tên miền của bạn: ten@tencongty.vn, ketoan@tencongty.com. Tên miền là của bạn, còn hộp thư thì được đặt ở một nhà cung cấp dịch vụ email: có thể là dịch vụ email doanh nghiệp của các hãng lớn, gói email của nhà cung cấp hosting trong nước, hoặc email đi kèm một số gói hosting. Bản ghi DNS của tên miền sẽ quyết định thư gửi tới @tencongty.vn đi về đâu.
Doanh nghiệp nhỏ có cần email tên miền riêng không?
Nên có khi
- Bạn thường gửi báo giá, hợp đồng, hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp khác, ví dụ nhà cung cấp làm việc với các nhà máy trong khu vực Dung Quất, VSIP Quảng Ngãi. Đối tác lớn thường quen làm việc qua email công ty.
- Có nhiều nhân viên cùng liên lạc với khách và bạn muốn khi người nghỉ việc, hộp thư vẫn thuộc về công ty.
- Bạn muốn tách rõ thư công việc với thư cá nhân.
Chưa cần gấp khi
- Khách của bạn chủ yếu liên hệ qua Zalo, điện thoại, gần như không ai gửi email.
- Bạn mới mở, ngân sách eo hẹp, website còn đang làm. Có thể dùng một Gmail riêng cho cửa hàng (không dùng Gmail cá nhân) và chuyển sang email tên miền sau.
Tốn thêm những khoản nào?
Không có con số chung, vì mỗi nhà cung cấp tính một kiểu. Thay vì hỏi “bao nhiêu tiền”, hãy hỏi đủ các câu sau:
- Tính theo hộp thư hay theo gói? Nhiều dịch vụ tính theo số người dùng mỗi tháng hoặc mỗi năm; có gói cho sẵn số hộp thư cố định.
- Dung lượng mỗi hộp thư và chuyện gì xảy ra khi đầy.
- Giá gia hạn có khác giá năm đầu không.
- Có giới hạn số thư gửi mỗi ngày không, nếu bạn hay gửi báo giá hàng loạt.
- Sao lưu, chuyển dữ liệu khi muốn đổi nhà cung cấp.
Khoản email này nằm ngoài phí thiết kế website. Trên bảng giá của WebCut, phí thiết kế đã ghi rõ chưa gồm hosting và tên miền; email cũng là khoản bạn trả trực tiếp cho nhà cung cấp nếu dùng.
Ba bản ghi kỹ thuật cần biết tên
Bạn không cần tự cấu hình, nhưng nên biết tên để hỏi người làm:
- MX: chỉ đường cho thư gửi tới tên miền của bạn. Sai bản ghi này là không nhận được thư.
- SPF và DKIM: giúp máy chủ nhận kiểm tra thư đúng là do bạn (hoặc dịch vụ bạn dùng) gửi.
- DMARC: chính sách cho biết xử lý thế nào với thư mạo danh tên miền của bạn.
Các dịch vụ thư lớn ngày càng kiểm tra chặt các bản ghi xác thực. Thiếu SPF, DKIM, thư báo giá của bạn dễ vào hộp thư rác của khách mà bạn không hề biết.
Lỗi hay gặp khi đổi hosting hoặc làm lại website
- Chuyển DNS sang nơi mới mà quên chép bản ghi MX: website chạy, nhưng email ngừng nhận thư. Trước khi sửa DNS, hãy chụp lại toàn bộ bản ghi đang có.
- Email đi kèm hosting cũ: hủy hosting là mất luôn hộp thư. Hỏi rõ trước khi chuyển.
- Tài khoản quản trị email đứng tên người làm web chứ không phải chủ doanh nghiệp. Tương tự tên miền, tài khoản này phải đứng tên bạn.
- Dùng chung một hộp thư cho nhiều người với cùng một mật khẩu, khi một người nghỉ thì không ai đổi mật khẩu.
Khi làm website cho khách ở Quảng Ngãi, WebCut hướng dẫn chủ doanh nghiệp giữ tài khoản tên miền, hosting đứng tên mình; xem thêm ở trang dịch vụ làm web tại Quảng Ngãi.
Đang phân vân có nên làm email tên miền riêng? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, cho biết bạn thường gửi thư cho ai để được gợi ý hướng phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có dùng Gmail để gửi thư bằng địa chỉ tên miền riêng được không?
Một số dịch vụ cho phép gửi thư “thay mặt” địa chỉ khác, nhưng cần cấu hình đúng xác thực; nếu không, thư dễ bị đánh dấu nghi ngờ. Nên hỏi người quản lý tên miền trước khi làm.
Đổi nhà cung cấp email có mất thư cũ không?
Có thể mất nếu không chuyển dữ liệu. Hỏi nhà cung cấp mới về cách chuyển hộp thư trước khi đổi bản ghi MX.
Nên tạo những hộp thư nào trước?
Với cửa hàng, văn phòng nhỏ, thường chỉ cần một hộp thư chung để in lên website, danh thiếp (ví dụ lienhe@ hoặc baogia@) và một hộp thư cho chủ doanh nghiệp. Có thêm người thì tạo thêm, không cần làm sẵn hàng loạt.
Một tên miền dùng được cho cả website và email ở hai nơi khác nhau không?
Được. Website trỏ về hosting, email trỏ về nhà cung cấp email; hai việc tách nhau qua các bản ghi DNS.
