Chủ homestay, khách sạn nhỏ hay hỏi: “Đã có phòng trên Booking, Agoda rồi, làm website làm gì?” hoặc ngược lại: “Làm website rồi thì bỏ OTA cho đỡ mất hoa hồng được không?”. Câu trả lời cho bài toán OTA hay website đặt phòng hiếm khi là chọn một bỏ một. Mỗi kênh làm tốt một việc khác nhau; điều quan trọng là biết kênh nào giữ vai trò gì trong cách bạn bán phòng.
OTA là gì và làm tốt việc gì?
OTA (Online Travel Agency) là các nền tảng đặt phòng trực tuyến như Booking.com, Agoda, Traveloka. Điểm mạnh lớn nhất: khách đang tìm phòng đã ở sẵn trên đó. Một homestay mới mở ở Lý Sơn hay khu vực biển Sa Huỳnh gần như không thể tự kéo được lượng khách lạ như vậy trong vài tháng đầu.
OTA cũng lo sẵn nhiều thứ: lịch phòng trống, thanh toán, đánh giá, ứng dụng trên điện thoại khách đã quen. Đổi lại, cơ sở trả hoa hồng theo hợp đồng cho mỗi đơn, đi theo khung quy định của nền tảng về hủy phòng, hiển thị, giao tiếp với khách. Mức hoa hồng và điều khoản cụ thể nằm trong hợp đồng của từng OTA, bạn nên đọc kỹ thay vì nghe con số truyền miệng.
Website đặt phòng trực tiếp làm tốt việc gì?
Là “nhà gốc” của thông tin
Ảnh phòng, giá theo mùa, chính sách trẻ em, giờ nhận trả phòng, đường đi từ cảng hay bến xe: tất cả nằm ở một nơi bạn toàn quyền sửa. Khi khách thấy bạn trên OTA, Google Maps hay TikTok, nhiều người vẫn tìm tên cơ sở để xem thêm. Website trả lời họ bằng giọng của chính bạn.
Giữ quan hệ với khách quay lại
Khách từng ở và hài lòng có thể đặt lần sau qua website, Zalo hoặc điện thoại. Với nhóm khách này, website là chỗ để họ xem lại phòng, xem ưu đãi cho khách cũ (nếu bạn có) và liên hệ thẳng.
Phục vụ những đơn OTA không hợp
Đoàn công ty, khách thuê dài ngày, khách cần hóa đơn, cần ghép phòng: những yêu cầu kiểu này thường dễ trao đổi trực tiếp hơn. Một form yêu cầu với các ô ngày đến, số người, số phòng, ghi chú là đủ để bắt đầu.
Chi phí thật của từng kênh
- OTA: hoa hồng mỗi đơn, thời gian cập nhật lịch, trả lời tin nhắn trên nền tảng, xử lý đánh giá.
- Website: chi phí làm web, tên miền, hosting mỗi năm; công trả lời khách; công viết nội dung để được tìm thấy. Với WebCut, phần thiết kế tính theo bảng giá công khai: web mẫu 4–5 trang 500.000đ, chưa gồm hosting và tên miền.
Website không mất hoa hồng, nhưng cũng không tự có khách. Nếu bạn không có thời gian trả lời tin nhắn nhanh, đơn đặt trực tiếp có thể trôi mất, và lúc đó OTA lại là kênh “đỡ việc” hơn.
Ba tình huống, ba cách phối hợp
Mới mở, chưa ai biết
Dựa vào OTA để có những đơn đầu và những đánh giá đầu tiên. Website lúc này cần gọn: giới thiệu, các loại phòng, đường đi, liên hệ. Không cần cài hệ thống đặt phòng phức tạp.
Đã có khách quen, phòng hay kín cuối tuần
Đẩy mạnh kênh trực tiếp với khách cũ: lưu số, nhắn Zalo, đưa link website vào tin nhắn cảm ơn sau khi trả phòng. OTA vẫn giữ để lấp ngày thường.
Nhận nhiều đoàn, khách công tác
Website nên có trang riêng cho đoàn và khách công tác: số phòng tối đa, chỗ đậu xe, bữa sáng, cách xuất hóa đơn. Đây là nhóm khách ít khi đặt qua OTA.
Những lỗi khiến hai kênh “đánh nhau”
- Thông tin lệch nhau: ảnh, giờ nhận phòng, tiện nghi khác giữa OTA và website làm khách mất tin.
- Không đồng bộ lịch: nhận đặt trực tiếp mà quên khóa phòng trên OTA dễ gây trùng phòng. Cơ sở nhỏ có thể dùng một bảng lịch chung và người phụ trách rõ ràng; cơ sở nhiều phòng cân nhắc phần mềm quản lý kênh.
- Chính sách hủy không ghi rõ trên website, đến khi có tranh chấp mới nói.
- Kéo khách OTA sang kênh riêng một cách lộ liễu trong tin nhắn trên nền tảng; nhiều OTA có quy định về việc này, nên kiểm tra hợp đồng.
Website cho ngành lưu trú có thêm gợi ý ở trang website khách sạn, du lịch. Nếu cơ sở của bạn ở Quảng Ngãi, xem thêm cách WebCut làm web cho cơ sở lưu trú tại Quảng Ngãi.
Đang bán phòng chủ yếu qua OTA và muốn có thêm kênh riêng? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971 để trao đổi cách làm website vừa đủ cho cơ sở của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bỏ hẳn OTA khi đã có website?
Hiếm khi nên. Phần lớn cơ sở nhỏ vẫn cần OTA để có khách mới; website giúp giữ khách cũ và các đơn đặc thù.
Website có cần chức năng thanh toán online không?
Không bắt buộc. Nhiều cơ sở nhỏ nhận yêu cầu qua form hoặc Zalo, xác nhận phòng và hướng dẫn đặt cọc chuyển khoản; điều quan trọng là ghi rõ chính sách cọc và hủy.
Giá trên website có được thấp hơn OTA không?
Phụ thuộc điều khoản hợp đồng bạn ký với từng OTA. Hãy đọc kỹ phần về giá trước khi công bố ưu đãi riêng.
