Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, cả nhà cùng dùng một tài khoản quản trị website: chủ cửa hàng, người con lo đăng bài, nhân viên trực Zalo, và cả đơn vị làm web. Mật khẩu được gửi qua tin nhắn, dán lên giấy cạnh máy tính. Khi có ai đó xóa nhầm một trang hay nhân viên nghỉ việc, không ai biết ai đã làm gì. Phân quyền quản trị website là cách chia việc sao cho mỗi người chỉ chạm được vào phần của mình.
Vì sao không nên dùng chung một tài khoản?
- Không truy được ai làm gì. Nhiều hệ thống quản trị ghi lại người sửa bài, nhưng khi dùng chung tài khoản thì mọi thay đổi đều mang một cái tên.
- Không thu hồi được quyền cho riêng một người. Nhân viên nghỉ việc thì phải đổi mật khẩu và báo lại cho tất cả những người còn lại.
- Một người lộ mật khẩu là lộ toàn bộ. Tài khoản dùng chung thường là tài khoản quyền cao nhất, có thể xóa cả website.
- Dễ sửa nhầm. Người chỉ cần đăng bài lại nhìn thấy cả phần cấu hình, giá, tài khoản.
Bắt đầu từ việc, không bắt đầu từ người
Trước khi tạo tài khoản, hãy liệt kê các việc thật sự diễn ra trên website của bạn trong một tháng: đăng bài, thay ảnh sản phẩm, sửa giá, xem yêu cầu báo giá khách gửi, trả lời bình luận, sửa lỗi kỹ thuật, gia hạn tên miền. Sau đó gom các việc thành vai trò. Một người có thể giữ hai vai trò, nhưng mỗi vai trò nên có phạm vi rõ.
Năm vai trò phổ biến ở website doanh nghiệp nhỏ
Chủ website
Thường là chủ doanh nghiệp hoặc người được giao chịu trách nhiệm. Đây là tài khoản duy nhất có toàn quyền: tạo và xóa tài khoản khác, đổi cấu hình, xem mọi dữ liệu. Tài khoản này nên dùng email do chính chủ doanh nghiệp giữ, không dùng email của nhân viên hay của đơn vị làm web.
Biên tập
Người được sửa nội dung các trang, duyệt bài trước khi đăng, thay ảnh. Không cần quyền tạo tài khoản hay đổi cấu hình hệ thống.
Người viết bài
Viết bài, lưu nháp, tải ảnh cho bài của mình. Bài chỉ lên website khi biên tập hoặc chủ website duyệt. Cách này giúp tránh việc đăng nhầm thông tin giá, khuyến mãi chưa chốt.
Nhân viên bán hàng, chăm sóc khách
Chỉ cần xem danh sách yêu cầu báo giá, đơn hàng hoặc form liên hệ. Nếu hệ thống của bạn gửi form về email hoặc Zalo, có khi người này không cần tài khoản quản trị nào cả.
Đơn vị kỹ thuật
Người bảo trì, cập nhật hệ thống. Nên cấp tài khoản riêng khi cần làm việc và khóa lại khi xong, hoặc thống nhất rõ trong hợp đồng ai giữ quyền gì. Nếu bạn dùng dịch vụ bảo trì website định kỳ, hãy hỏi đơn vị bảo trì sẽ đăng nhập bằng tài khoản nào.
Lưu ý: tên gọi và mức chia quyền khác nhau giữa các hệ thống. Có hệ thống chia rất chi tiết, có hệ thống chỉ có “quản trị” và “thành viên”. Hãy hỏi đơn vị làm web hệ thống của bạn hỗ trợ những vai trò nào trước khi phân công.
Bốn nguyên tắc an toàn đi kèm
1. Mỗi người một tài khoản
Tài khoản gắn với email riêng của người dùng. Không có tài khoản tên chung kiểu “nhanvien” hay “admin2”.
2. Quyền tối thiểu đủ làm việc
Ai cần đăng bài thì cấp quyền đăng bài, không cấp quyền quản trị “cho tiện”. Khi cần thêm quyền thì xin, chủ website xem xét rồi cấp.
3. Mật khẩu riêng và xác thực hai lớp
Mật khẩu dài, không dùng lại từ tài khoản khác. Nếu hệ thống quản trị hỗ trợ xác thực hai lớp (mã qua ứng dụng hoặc tin nhắn), bật ít nhất cho tài khoản chủ website và biên tập. Không gửi mật khẩu qua nhóm chat chung.
4. Thu hồi ngay khi nghỉ việc hoặc hết hợp đồng
Ngày nhân viên nghỉ cũng là ngày khóa tài khoản của họ. Nếu bài viết cũ đứng tên người đó, chuyển bài sang tài khoản khác trước khi xóa, để không mất nội dung.
Đừng quên các tài khoản bên ngoài website
Quản trị website không chỉ là trang đăng nhập của website. Còn có tài khoản tên miền, hosting, Google Search Console, Hồ sơ doanh nghiệp trên Google, email theo tên miền. Với các tài khoản này, nguyên tắc cũng giống trên: chủ doanh nghiệp giữ quyền sở hữu, người khác được thêm vào với quyền phù hợp. Nhiều dịch vụ của Google cho phép thêm người dùng với quyền hạn chế thay vì đưa mật khẩu.
Lập một bảng quản lý quyền đơn giản
Không cần phần mềm. Một bảng tính bốn cột là đủ: tên người, vai trò, tài khoản nào, ngày cấp và ngày thu hồi. Mỗi quý mở bảng ra đối chiếu với danh sách tài khoản thật trên website một lần. Tài khoản không còn ai dùng thì khóa.
Website do WebCut làm được bàn giao trang quản trị tiếng Việt kèm hướng dẫn, như mô tả ở trang làm website cho doanh nghiệp Quảng Ngãi. Khi bàn giao, bạn có thể đề nghị tạo sẵn tài khoản theo đúng vai trò cho từng người.
Cần xem lại ai đang có quyền gì trên website của bạn? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, chi nhánh Bình Sơn sẽ cùng bạn rà danh sách tài khoản. Bạn cũng có thể để lại yêu cầu qua trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng chỉ có hai người có cần phân quyền không?
Có, ở mức đơn giản: chủ cửa hàng giữ tài khoản quyền cao nhất, người còn lại dùng tài khoản riêng với quyền đăng bài, sửa sản phẩm.
Có nên đưa tài khoản quản trị cao nhất cho đơn vị làm web giữ?
Không nên để họ là người duy nhất giữ. Bạn cần nắm tài khoản chủ website; đơn vị kỹ thuật dùng tài khoản riêng.
Lỡ gửi mật khẩu vào nhóm chat thì làm gì?
Đổi mật khẩu ngay, kiểm tra danh sách tài khoản xem có tài khoản lạ không, và bật xác thực hai lớp nếu có.
