Với nhiều công ty lữ hành nhỏ, khách lẻ đến từ sàn đặt tour và mạng xã hội, còn khách đoàn như công ty đi nghỉ mát, trường tổ chức dã ngoại, hội đồng hương về quê lại đến qua giới thiệu. Người phụ trách bên khách đoàn thường phải trình phương án cho cấp trên, và việc đầu tiên họ làm là tìm hiểu đơn vị tổ chức. Một website công ty du lịch làm đúng sẽ giúp họ tin tưởng và gửi yêu cầu báo giá ngay, thay vì gọi điện hỏi lan man.
Khách đoàn khác khách lẻ ở đâu
- Họ không mua tour có sẵn mà muốn chỉnh theo số ngày, ngân sách, thành phần đoàn.
- Người liên hệ không phải người quyết định: họ cần tài liệu để chuyển cho giám đốc, ban giám hiệu, ban liên lạc.
- Họ cần giấy tờ: hợp đồng, hóa đơn, danh sách bảo hiểm, chương trình chi tiết.
- Họ so sánh vài đơn vị cùng lúc, nên ai trả lời đủ ý và nhanh hơn thường có lợi.
Vì vậy, website cho khách đoàn không cần giỏ hàng hay thanh toán trực tuyến. Nó cần ba thứ: chương trình mẫu để tham khảo, cách gửi yêu cầu rõ ràng, và bằng chứng đơn vị làm ăn đàng hoàng.
Các trang nên có
Trang “Tour đoàn” tách riêng
Đừng để khách đoàn phải lục trong danh sách tour lẻ. Một trang riêng giải thích bạn nhận đoàn từ bao nhiêu khách, nhận những loại đoàn nào (công ty, trường học, hội nhóm, gia đình đông người), khởi hành từ đâu, và quy trình từ khi nhận yêu cầu đến khi ký hợp đồng.
Chương trình mẫu theo số ngày
Ba đến năm chương trình mẫu: một ngày, hai ngày một đêm, ba ngày hai đêm. Mỗi chương trình ghi lịch trình theo buổi, phương tiện, loại khách sạn, bữa ăn, và một dòng rõ ràng: “Chương trình có thể điều chỉnh theo yêu cầu đoàn”. Người phụ trách có thể chụp màn hình gửi sếp ngay.
Trang hồ sơ đơn vị
Tên doanh nghiệp đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ theo tên xã, phường mới, người đại diện, số điện thoại. Nếu bạn kinh doanh dịch vụ lữ hành, ghi số giấy phép đúng như giấy phép được cấp và phạm vi (nội địa hay quốc tế). Quy định về giấy phép và ký quỹ có thể thay đổi, nên kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý du lịch của tỉnh trước khi ghi. Không ghi số giấy phép bạn chưa có, kể cả “đang làm”.
Trang ảnh chuyến đi đã tổ chức
Ảnh thật do hướng dẫn viên chụp có giá trị hơn ảnh cảnh đẹp lấy trên mạng. Xin phép đoàn trước khi đăng ảnh có mặt người, hoặc chọn ảnh chụp từ xa, ảnh phong cảnh, xe, bữa ăn. Không ghi tên công ty khách nếu chưa được đồng ý.
Form yêu cầu: hỏi đủ để báo giá ngay lần đầu
Phần lớn thời gian trao đổi với khách đoàn mất vào việc hỏi đi hỏi lại. Một form tốt hỏi trước những thông tin quyết định giá:
- Đơn vị và người liên hệ, số Zalo hoặc điện thoại (bắt buộc).
- Số khách dự kiến, tách người lớn và trẻ em (bắt buộc).
- Thời gian dự kiến: tháng, số ngày (bắt buộc).
- Điểm đến mong muốn, có thể ghi “chưa rõ, nhờ tư vấn”.
- Phương tiện: cần xe đoàn hay tự túc.
- Ngân sách dự kiến mỗi khách.
- Yêu cầu khác: xuất hóa đơn, ăn chay, có người lớn tuổi, cần hội trường, gala.
Chỉ để vài ô bắt buộc; còn lại cho phép bỏ trống, vì người phụ trách đôi khi chưa có đủ thông tin. Sau khi gửi, hiện một dòng cho biết khi nào bạn sẽ liên hệ lại, và giữ đúng lời đó.
Trình bày giá thế nào cho khách đoàn
Giá tour đoàn thay đổi theo số khách, mùa và loại dịch vụ, nên ghi một con số cố định dễ gây hiểu lầm. Cách phổ biến là ghi “giá tham khảo từ … mỗi khách, áp dụng cho đoàn từ … khách, chưa gồm …”, kèm danh sách bao gồm và không bao gồm. Ghi rõ thời điểm cập nhật giá. Điều khoản đặt cọc, hủy, đổi ngày nên có trang riêng để khách đọc trước khi ký.
Nếu bạn ở Quảng Ngãi
Đoàn khách trong tỉnh thường đi biển, đảo hoặc vùng núi phía tây, còn đoàn ngoài tỉnh có thể tìm đơn vị tổ chức tại chỗ khi đến Lý Sơn, Sa Huỳnh hay khu vực Kon Tum cũ. Ghi rõ bạn đón khách ở đâu, có xe đón tại sân bay, nhà ga hay không, và dùng tên địa danh, xã, phường mới. Ngành du lịch, lưu trú có sẵn gợi ý trên trang website khách sạn, homestay, du lịch của WebCut; kho demo cũng có mẫu Traveller Tours, nhưng nếu dùng mẫu thì phải thay toàn bộ số giấy phép, số liệu, lời nhận xét mẫu bằng thông tin thật của bạn.
Website lữ hành thường gồm trang chủ, tour đoàn, chương trình mẫu, hồ sơ đơn vị và liên hệ, khá gần với cấu trúc website doanh nghiệp. Bạn có thể xem thêm cách WebCut làm web cho doanh nghiệp Quảng Ngãi, có chi nhánh Bình Sơn, hoặc gửi yêu cầu báo giá kèm danh sách trang mong muốn.
Muốn có trang tour đoàn và form nhận yêu cầu như trên? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971 để trao đổi.
Câu hỏi thường gặp
Công ty lữ hành nhỏ có cần bán tour trực tuyến?
Không bắt buộc. Với khách đoàn, form yêu cầu và trao đổi qua Zalo, điện thoại thường phù hợp hơn thanh toán trực tuyến.
Có nên đăng giá tour đoàn công khai?
Nên đăng giá tham khảo kèm điều kiện số khách và những gì bao gồm. Khách biết khoảng giá sẽ gửi yêu cầu sát nhu cầu hơn.
Ảnh khách trong đoàn có được đăng không?
Chỉ nên đăng khi đã được đồng ý. Nếu chưa xin phép, chọn ảnh phong cảnh, xe, bữa ăn hoặc ảnh chụp từ xa không nhận rõ mặt.
Website có thay được trang trên sàn đặt tour?
Không cần thay. Sàn giúp tiếp cận khách lẻ; website là nơi khách đoàn kiểm tra đơn vị và gửi yêu cầu riêng.
