Một nhà xe hay doanh nghiệp vận tải nhỏ nhận rất nhiều cuộc gọi lặp lại: “Chở 2 tấn từ đây ra Đà Nẵng bao nhiêu?”, “Hàng tôi gửi hôm qua tới đâu rồi?”. Mỗi cuộc gọi chỉ vài phút, nhưng cộng lại chiếm cả buổi của người điều phối. Một website công ty vận tải làm đúng có thể gánh bớt hai việc đó: nhận yêu cầu báo giá cước đủ thông tin ngay từ đầu, và cho khách tự tra cứu tình trạng đơn hàng. Bài này đi vào cách thiết kế hai chức năng ấy sao cho hợp quy mô doanh nghiệp, không làm quá sức.
Khách thuê vận tải tìm gì trên website?
Người tìm đơn vị vận tải thường là chủ shop, xưởng sản xuất, nhân viên mua hàng của doanh nghiệp. Họ muốn biết nhanh:
- Bạn chạy những tuyến nào, đi hằng ngày hay theo chuyến;
- Loại xe và tải trọng: xe tải nhỏ, xe thùng kín, xe container, xe ghép hàng;
- Loại hàng nhận và không nhận (hàng dễ vỡ, hàng lạnh, hàng cồng kềnh…);
- Thời gian giao dự kiến và cách liên hệ người điều phối;
- Cách tính cước và có xuất hóa đơn không.
Với khách doanh nghiệp quanh KKT Dung Quất, VSIP Quảng Ngãi hay KCN Tịnh Phong, thông tin hóa đơn, chứng từ và đầu mối liên hệ rõ ràng thường quan trọng không kém giá.
Form báo giá cước: hỏi đủ để báo một lần là xong
Form quá ngắn (chỉ tên và số điện thoại) buộc bạn gọi lại hỏi từng ý. Form quá dài khiến khách bỏ ngang. Bộ trường thông tin cân bằng:
- Điểm lấy hàng và điểm giao (tỉnh, xã/phường);
- Loại hàng và cách đóng gói;
- Khối lượng hoặc kích thước ước tính;
- Nguyên chuyến hay ghép hàng;
- Ngày cần lấy hàng;
- Họ tên, số điện thoại hoặc Zalo, tên công ty (nếu cần hóa đơn).
Có nên đăng bảng giá cước?
Giá vận tải phụ thuộc nhiều yếu tố (nhiên liệu, chiều về có hàng hay không, phí cầu đường…), nên ít đơn vị đăng giá cố định. Hai cách thực tế:
- Bảng giá tham khảo theo tuyến cố định, ghi rõ “giá tham khảo, cập nhật tháng…” và các khoản chưa gồm;
- Không đăng số, nhưng hứa thời gian phản hồi cụ thể mà bạn làm được, ví dụ “báo giá trong giờ hành chính cùng ngày”.
Dù chọn cách nào, ghi rõ cước đã gồm hay chưa gồm bốc xếp, phí chờ, VAT để tránh tranh cãi sau.
Tra cứu đơn hàng: ba mức, chọn theo quy mô
Mức 1: Tra cứu qua Zalo bằng mã đơn
Phù hợp nhà xe nhỏ. Website có một khối “Tra cứu đơn hàng” hướng dẫn khách nhắn mã đơn qua Zalo; nhân viên trả lời. Không cần lập trình thêm, nhưng vẫn cần quy ước mã đơn rõ ràng in trên phiếu gửi hàng.
Mức 2: Trang tra cứu cập nhật thủ công
Khách nhập mã đơn trên website, hệ thống hiện trạng thái do nhân viên cập nhật (đã nhận hàng, đang vận chuyển, đã giao). Cần trang quản trị đơn giản để nhập trạng thái và quy trình ai cập nhật khi nào. Đây là chức năng làm thêm, nên được báo giá riêng.
Mức 3: Kết nối phần mềm quản lý vận tải
Doanh nghiệp đã dùng phần mềm điều phối hoặc thiết bị định vị có thể kết nối để trạng thái tự cập nhật. Việc này phụ thuộc phần mềm bạn đang dùng có cho kết nối hay không, nên khảo sát kỹ trước khi làm.
Đừng làm mức 3 khi quy trình nội bộ còn chưa ổn: trang tra cứu hiện sai trạng thái còn gây mất niềm tin hơn không có.
Các trang nên có trên website vận tải
- Trang chủ: một câu nói rõ bạn chở gì, tuyến nào; nút “Nhận báo giá” và “Tra cứu đơn”;
- Dịch vụ: mỗi loại hình (nguyên chuyến, ghép hàng, chuyển nhà, hàng công trình…) một mục rõ;
- Tuyến đường: chỉ những tuyến bạn chạy thật, kèm tần suất;
- Đội xe: loại xe, tải trọng, ảnh xe thật có biển số được che nếu muốn;
- Quy định gửi hàng: hàng không nhận, cách đóng gói, chứng từ;
- Liên hệ: địa chỉ bãi xe/văn phòng theo tên xã/phường mới, số điều phối, giờ làm việc.
Điều khoản về bồi thường hư hỏng, mất mát hàng nên được người có chuyên môn pháp lý xem trước khi đăng, thay vì chép từ nơi khác.
Lỗi thường gặp
- Ghi “vận chuyển toàn quốc” trong khi chỉ chạy vài tuyến;
- Form báo giá gửi về email không ai đọc;
- Ảnh xe tải lấy trên mạng, khách nhận ra ngay;
- Không có số điện thoại điều phối hiển thị rõ trên điện thoại.
Bắt đầu thế nào?
Một website doanh nghiệp 4–5 trang kèm form báo giá và tra cứu mức 1 là điểm khởi đầu hợp lý cho nhà xe, công ty vận tải nhỏ. Tham khảo cách WebCut làm website doanh nghiệp và các gợi ý cho ngành logistics – vận chuyển. Nếu bạn ở Quảng Ngãi, chi nhánh Bình Sơn có thể trao đổi trực tiếp; xem thêm trang làm website cho doanh nghiệp vận tải ở Quảng Ngãi. Theo bảng giá, gói web mẫu 4–5 trang là 500.000đ, thiết kế theo yêu cầu 500.000đ/trang, chưa gồm hosting và tên miền; chức năng tra cứu mức 2, mức 3 báo giá riêng sau khi khảo sát — bạn có thể mô tả nhu cầu qua trang yêu cầu báo giá.
Muốn bớt cuộc gọi hỏi giá, hỏi hàng bằng một website đúng việc? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971 để trao đổi.
Câu hỏi thường gặp
Công ty vận tải nhỏ có cần trang tra cứu đơn hàng không?
Không bắt buộc. Nếu mỗi ngày chỉ vài đơn, tra cứu qua Zalo bằng mã đơn là đủ. Khi số đơn tăng và khách hỏi nhiều, mới nên làm trang tra cứu.
Form báo giá cước nên gửi về đâu?
Về nơi người điều phối xem thường xuyên nhất, ví dụ email kèm thông báo hoặc Zalo, và nên có người chịu trách nhiệm trả lời.
Có nên làm trang riêng cho từng tuyến?
Có, nếu bạn chạy tuyến đó đều đặn và có thông tin riêng để viết (tần suất, thời gian, loại hàng hay chở). Không nên tạo hàng loạt trang tuyến giống nhau chỉ đổi tên tỉnh.
