Khách nhắn "cho xin báo giá", và bạn gửi lại một file PDF, một tấm ảnh chụp bảng giá, hoặc một file Excel. Cách này quen thuộc với rất nhiều cửa hàng, xưởng, đơn vị dịch vụ. Nhưng khi bảng giá đổi, khi khách chuyển file cho sếp hoặc người nhà, khi khách tìm lại sau ba tháng, vấn đề bắt đầu xuất hiện. Câu hỏi báo giá PDF hay trang báo giá trên website không có đáp án duy nhất; bài này so sánh từng tình huống để bạn chọn đúng, và thường là dùng cả hai cho hai việc khác nhau.
Hai cách, hai mục đích
Trước khi so sánh, cần tách rõ hai loại báo giá:
- Bảng giá chung: giá các gói, dịch vụ, sản phẩm áp dụng cho mọi khách. Ví dụ bảng giá vệ sinh máy lạnh theo số máy, bảng giá in ấn theo số lượng.
- Báo giá riêng: làm cho một khách, một công trình cụ thể, có tên khách, số lượng, chiết khấu, thời hạn hiệu lực.
Phần lớn rắc rối đến từ việc dùng một file PDF cho cả hai việc này.
So sánh từng tình huống
Khách mở trên điện thoại
File PDF khổ A4 mở trên điện thoại thường phải phóng to, kéo qua kéo lại; với một số máy, khách còn phải tải file về trước. Ảnh chụp bảng giá dễ xem hơn nhưng chữ nhỏ thì vẫn khó đọc. Một trang báo giá trên website, nếu làm đúng, tự xuống dòng theo màn hình, chữ đủ lớn, bấm vào số điện thoại là gọi được.
Khi giá thay đổi
Với PDF, mỗi lần đổi giá là một file mới. Khách cũ vẫn giữ file cũ, và không ít lần khách gửi lại đúng file đó để đòi giá cũ. Với trang trên website, bạn sửa một chỗ, ghi "cập nhật ngày …", và ai mở link cũng thấy giá mới nhất.
Khi khách chuyển cho người khác
Người quyết định thường không phải người hỏi giá đầu tiên. File PDF bị chuyển qua nhiều nhóm chat, đổi tên, lẫn giữa bản cũ và bản mới. Một đường link dẫn về trang báo giá luôn trỏ về cùng một nội dung đúng.
Khi cần báo giá riêng
Đây là chỗ PDF làm tốt hơn. Báo giá cho một công trình có tên khách, khối lượng, chiết khấu riêng, chữ ký, con dấu nếu cần, thời hạn hiệu lực. Những thông tin này không nên đưa lên trang công khai. File PDF, hoặc báo giá xuất từ phần mềm bán hàng, vẫn là lựa chọn phù hợp.
Khi khách tìm trên Google
Nội dung nằm trong file PDF gửi qua Zalo thì không ai tìm thấy ngoài người nhận. Một trang báo giá viết bằng chữ trên website có thể xuất hiện khi khách tìm "giá vệ sinh máy lạnh ở …", và cũng dễ được các công cụ AI đọc hiểu hơn một tấm ảnh chụp bảng giá.
Cách kết hợp hợp lý cho shop nhỏ
- Trang bảng giá chung trên website: các gói, mức giá tham khảo, những gì đã gồm và chưa gồm, ngày cập nhật. Đây là link bạn gửi cho mọi khách hỏi giá lần đầu.
- Form yêu cầu báo giá: khách cần báo giá riêng thì điền số lượng, địa điểm, yêu cầu. Bạn nhận đủ thông tin một lần, không phải hỏi qua hỏi lại.
- Báo giá PDF riêng: chỉ làm khi đã có thông tin cụ thể, ghi tên khách, ngày lập, thời hạn hiệu lực, và một dòng dẫn về trang bảng giá chung để khách đối chiếu.
Với cách này, tin nhắn đầu tiên trả lời khách chỉ cần một câu và một link, thay vì một file nặng.
Viết trang báo giá trên website thế nào?
- Giá viết bằng chữ HTML, không chỉ là ảnh chụp.
- Mỗi gói một khối: tên gói, giá, gồm gì, chưa gồm gì.
- Ghi rõ đơn vị tính: theo máy, theo mét vuông, theo trang, theo lần.
- Ghi "giá tham khảo, báo giá chính thức sau khi khảo sát" nếu giá phụ thuộc hiện trạng.
- Ngày cập nhật ngay dưới tiêu đề.
- Nút yêu cầu báo giá riêng và nút Zalo ở cuối mỗi khối.
Có thể tham khảo cách WebCut tự trình bày bảng giá thiết kế website: mỗi gói một khối, ghi rõ giá chưa gồm hosting và tên miền, kèm bảng tra chi phí tham khảo. Trang yêu cầu báo giá là ví dụ cho phần form.
Còn file PDF thì nên làm thế nào?
Nếu vẫn dùng PDF cho báo giá riêng, vài chi tiết giúp tránh hiểu lầm: đặt tên file có ngày, ví dụ "bao-gia-cong-trinh-A-08-11.pdf"; ghi thời hạn hiệu lực ở dòng đầu; dùng cỡ chữ đủ lớn để đọc trên điện thoại mà không phóng to; ghi số điện thoại và tên người phụ trách. Đừng để giá chung và giá riêng trong cùng một file.
Một website nhỏ có trang bảng giá rõ ràng thường đã đủ để giảm phần lớn tin nhắn hỏi giá lặp lại. Nếu bạn ở Quảng Ngãi và muốn làm trang như vậy, xem thêm dịch vụ website cho cửa hàng, xưởng ở Quảng Ngãi.
Đang gửi báo giá bằng file và muốn chuyển sang một trang bảng giá rõ ràng? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, gửi file bảng giá hiện tại để được góp ý cách trình bày.
Câu hỏi thường gặp
Công khai giá trên website có bị đối thủ xem không?
Có, đối thủ cũng xem được. Nhưng khách cũng xem được, và khách thường chọn nơi minh bạch hơn. Phần chiết khấu riêng vẫn để trong báo giá PDF.
Có thể cho khách tải bảng giá PDF từ website không?
Được, như một bản phụ để in. Nội dung chính vẫn nên có trên trang bằng chữ, và file tải về phải được cập nhật cùng lúc.
Ảnh chụp bảng giá có được không?
Được để minh họa, nhưng nên có thêm phần chữ. Ảnh khó đọc trên điện thoại và công cụ tìm kiếm khó hiểu.
