Khi gọi thợ đến nhà, gửi con đến lớp học, hay giao công trình cho một xưởng, khách thường muốn biết "ai sẽ làm việc với mình". Một trang giới thiệu đội ngũ trả lời câu đó: những người đứng sau doanh nghiệp là ai, phụ trách việc gì, có kinh nghiệm ra sao. Nhưng đây cũng là trang dễ làm sai nhất về thông tin cá nhân: số điện thoại riêng, ảnh chụp khi chưa hỏi ý kiến, bằng cấp còn nguyên số định danh. Bài này hướng dẫn từng bước làm trang nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, vừa tạo được niềm tin vừa tôn trọng người trong ảnh.
Bước 1: quyết định có cần trang đội ngũ không
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một trang riêng. Trang đội ngũ có ích khi khách làm việc trực tiếp với từng người: thợ kỹ thuật đến nhà, giáo viên, huấn luyện viên, kiến trúc sư, nhân viên tư vấn. Với cửa hàng bán lẻ ít người, một đoạn ngắn về chủ cửa hàng trong trang Giới thiệu thường đủ. Cách viết trang Giới thiệu nói chung có trong bài viết trang Giới thiệu công ty sao cho khách đọc hết; bài này chỉ tập trung vào phần con người.
Bước 2: chọn thông tin nên hiện
Mỗi người một thẻ ngắn, gồm:
- Tên gọi: có thể chỉ là tên thường gọi, ví dụ "anh Tuấn", không cần họ tên đầy đủ nếu người đó không muốn.
- Vai trò: kỹ thuật viên điện lạnh, giáo viên tiếng Anh lớp thiếu nhi, phụ trách báo giá.
- Việc phụ trách: một câu nói rõ khách gặp người này khi nào.
- Kinh nghiệm: làm nghề bao lâu, chuyên về mảng gì. Chỉ ghi điều có thật, người đó đã đồng ý.
- Ảnh: nếu người đó đồng ý, ảnh tự nhiên khi đang làm việc thường tốt hơn ảnh thẻ.
Số điện thoại liên hệ nên là số chung của doanh nghiệp, không phải số riêng của từng nhân viên.
Bước 3: những thông tin không nên đăng
- Số điện thoại, Zalo, Facebook cá nhân của nhân viên.
- Ngày sinh, quê quán chi tiết, địa chỉ nhà.
- Ảnh căn cước, giấy phép lái xe, bằng cấp hoặc chứng chỉ còn hiện số định danh, mã số.
- Ảnh chụp ở nơi riêng tư, ảnh có người nhà, trẻ em của nhân viên.
- Mức lương, thông tin hợp đồng.
Nếu muốn chứng minh nhân viên có chứng chỉ nghề, ghi tên chứng chỉ và đơn vị cấp là đủ; khi khách cần xem bản gốc, có thể cho xem trực tiếp. Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân ở Việt Nam đã thay đổi trong những năm gần đây; nếu doanh nghiệp đăng nhiều thông tin nhân sự, hãy kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Bước 4: xin đồng ý trước khi đăng
Đây là bước hay bị bỏ qua vì "người trong nhà cả". Hãy làm đơn giản nhưng rõ ràng:
- Gửi cho nhân viên bản nháp thẻ của họ: tên gọi, vai trò, mô tả, ảnh.
- Hỏi bằng tin nhắn hoặc giấy tờ: "anh/chị đồng ý cho đăng thông tin này lên website không?"
- Lưu lại câu trả lời.
- Nói rõ người đó có thể yêu cầu gỡ bất cứ lúc nào.
Người không muốn xuất hiện vẫn có thể được nhắc đến theo vai trò, ví dụ "đội kỹ thuật gồm ba thợ có kinh nghiệm lắp đặt", mà không cần tên và ảnh.
Bước 5: viết mô tả cụ thể, không tâng bốc
So sánh hai cách viết:
- "Đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, tận tâm với khách hàng." Câu này website nào cũng có.
- "Chị Hoa phụ trách nhận lịch và báo giá; nếu bạn nhắn Zalo trong giờ hành chính, thường là chị trả lời." Câu này cho khách biết điều cụ thể.
Không gắn danh hiệu, giải thưởng hay chức danh mà người đó không có. Với ngành y tế, giáo dục, pháp lý, chỉ ghi chứng chỉ hành nghề và chức danh đúng như giấy tờ, và kiểm tra quy định hiện hành về việc giới thiệu người hành nghề.
Bước 6: cập nhật khi có người nghỉ việc
Trang đội ngũ cũ, vẫn còn ảnh người đã nghỉ, gây hai vấn đề: khách hỏi tìm người không còn ở đó, và người đã nghỉ có thể không muốn ảnh mình tiếp tục xuất hiện. Hãy đặt một quy tắc: khi nhân viên nghỉ, gỡ thẻ trong tuần đó. Ghi ngày cập nhật cuối trang để chính bạn nhớ mà kiểm tra.
Bố cục gợi ý
- Đoạn mở đầu hai câu: đội ngũ gồm những bộ phận nào, làm việc ở đâu.
- Thẻ người phụ trách chính hoặc chủ doanh nghiệp.
- Thẻ từng người hoặc từng nhóm theo việc khách sẽ gặp.
- Một đoạn về cách làm việc: ai tiếp nhận, ai đến tận nơi, ai hỗ trợ sau bán.
- Nút liên hệ chung.
Nhiều mẫu trong kho mẫu website của WebCut có sẵn khu vực giới thiệu đội ngũ hoặc chuyên gia; khi dùng mẫu, hãy thay toàn bộ tên, ảnh, mô tả minh họa bằng thông tin thật đã được đồng ý. WebCut có chi nhánh ở Bình Sơn; bạn có thể xem cách làm việc tại trang làm website cho doanh nghiệp Quảng Ngãi.
Muốn có trang đội ngũ giúp khách yên tâm mà không làm lộ thông tin nhân viên? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971, cho biết doanh nghiệp có bao nhiêu người cần giới thiệu.
Câu hỏi thường gặp
Không có ảnh nhân viên thì trang đội ngũ có ổn không?
Ổn. Có thể dùng ảnh đội đang làm việc chụp từ xa, không rõ mặt, hoặc chỉ dùng chữ. Thông tin cụ thể quan trọng hơn ảnh.
Có nên dùng ảnh người mẫu trên mạng thay cho nhân viên?
Không. Đó là trình bày sai sự thật về đội ngũ và có thể vi phạm bản quyền ảnh.
Có nên ghi số năm kinh nghiệm của từng người?
Có thể, nếu con số đúng và người đó đồng ý. Không cộng gộp kinh nghiệm cả đội thành một con số lớn để quảng cáo.
