Website làm xong, đơn vị thiết kế gửi một tin nhắn có đường link trang quản trị và mật khẩu, hai bên vui vẻ chia tay. Hai năm sau, tên miền sắp hết hạn, bạn không nhớ đăng ký ở đâu; muốn đổi người quản lý, không ai biết mã nguồn nằm chỗ nào. Những chuyện như vậy thường bắt nguồn từ một buổi bàn giao website làm quá nhanh. Bài viết này là danh sách để bạn in ra, mang theo hôm nhận bàn giao và đánh dấu từng dòng.
Vì sao phải có “hồ sơ bàn giao” chứ không chỉ một tin nhắn?
Tin nhắn trôi, điện thoại đổi, người phụ trách nghỉ việc. Một hồ sơ bàn giao, dù chỉ là một tệp tài liệu và một thư mục, giúp bạn:
- Tự gia hạn tên miền, hosting mà không phụ thuộc ai.
- Đổi đơn vị quản lý khi cần mà không phải “xin” lại quyền.
- Khôi phục website khi có sự cố.
- Bàn giao lại cho người kế nhiệm trong cửa hàng, công ty.
Ngăn 1: Tài khoản
Với mỗi tài khoản, cần có: địa chỉ đăng nhập, tên đăng nhập, email hoặc số điện thoại khôi phục, và ai đang đứng tên.
- Nhà đăng ký tên miền: tài khoản tại nơi mua tên miền; chủ thể tên miền phải là bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.
- Hosting hoặc máy chủ: tài khoản quản lý dịch vụ, gói đang dùng.
- Trang quản trị website: tài khoản quản trị cao nhất đứng tên bạn, không chỉ tài khoản biên tập.
- Email theo tên miền nếu có.
- Nơi quản lý DNS: có thể trùng hoặc khác nhà đăng ký tên miền.
- Các dịch vụ gắn kèm: Google Search Console, công cụ thống kê, hồ sơ Google Maps nếu đơn vị làm hộ.
Ngăn 2: Dữ liệu
- Bản sao lưu mới nhất tại thời điểm bàn giao, gồm cả cơ sở dữ liệu và ảnh tải lên.
- Mã nguồn nếu hợp đồng có thỏa thuận bàn giao; nếu website chạy trên nền tảng thuê bao, hỏi rõ bạn được mang theo những gì khi ngừng dùng.
- Ảnh gốc, logo ở các định dạng, kích thước lớn.
- Nội dung đã viết: bản chữ của các trang, để sau này sửa hay làm lại không phải gõ lại.
- Giấy phép của giao diện, phông chữ, plugin trả phí nếu có: đứng tên ai, hạn đến bao giờ.
Ngăn 3: Giấy tờ
- Hợp đồng và phụ lục, nhất là phần phạm vi công việc.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao có danh sách những gì đã nhận.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán.
- Hướng dẫn sử dụng trang quản trị, bản viết hoặc video.
- Điều khoản hỗ trợ sau bàn giao: hỗ trợ những gì, trong bao lâu, sửa phát sinh tính thế nào.
Ngăn 4: Lịch và đầu mối
- Ngày hết hạn tên miền, hosting, chứng chỉ SSL (nếu không tự gia hạn), giấy phép phần mềm.
- Người hỗ trợ: tên, số điện thoại, Zalo, giờ làm việc, cách gửi yêu cầu.
- Lịch sao lưu: ai làm, bao lâu một lần, lưu ở đâu.
Ghi ngay các ngày hết hạn vào lịch điện thoại, đặt nhắc trước một tháng.
Kiểm tra tại chỗ 15 phút trước khi ký
Đừng ký nghiệm thu chỉ vì website “trông ổn”. Ngay tại buổi bàn giao, hãy tự tay làm:
- Đăng nhập lần lượt từng tài khoản ở ngăn 1 bằng máy hoặc điện thoại của bạn.
- Đổi mật khẩu sang mật khẩu của riêng bạn, bật xác thực hai bước nơi có hỗ trợ.
- Kiểm tra thông tin chủ thể tên miền là tên bạn.
- Trong trang quản trị, thử sửa một dòng chữ, thay một ảnh rồi xem lại trên điện thoại; sau đó đổi lại như cũ.
- Gửi thử form liên hệ và xác nhận email, Zalo nhận được.
- Hỏi vị trí bản sao lưu và xem tận mắt tệp sao lưu.
Chỗ nào chưa làm được, ghi vào biên bản kèm thời hạn hoàn thành.
Cất giữ hồ sơ sau bàn giao
- Lưu mật khẩu trong trình quản lý mật khẩu, không ghi vào sổ để ở quầy.
- Lưu giấy tờ, tệp sao lưu ở ít nhất hai nơi, ví dụ máy tính và một dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
- Ít nhất hai người tin cậy biết nơi cất hồ sơ, để không phụ thuộc một người.
- Khi đổi mật khẩu hay gia hạn dịch vụ, cập nhật lại hồ sơ ngay.
Nếu website đã bàn giao từ lâu mà thiếu hồ sơ
Hãy bắt đầu từ tên miền: tra cứu thông tin tên miền để biết đăng ký ở đâu, rồi liên hệ đơn vị cũ xin lại quyền quản trị một cách lịch sự, có văn bản. Bài muốn đổi đơn vị làm web: website cũ có chuyển được không hướng dẫn chi tiết hơn. Nếu không có ai lo phần kỹ thuật sau bàn giao, có thể tham khảo dịch vụ bảo trì website định kỳ và hỏi rõ phạm vi trước khi quyết định.
Với khách ở Quảng Ngãi, WebCut bàn giao trang quản trị tiếng Việt kèm hướng dẫn sử dụng, như mô tả trên trang làm web cho doanh nghiệp Quảng Ngãi; khách quanh khu vực có thể nhận bàn giao trực tiếp tại chi nhánh Bình Sơn.
Cần người cùng rà lại hồ sơ bàn giao website hiện có của bạn? Nhắn Zalo 0947805184 hoặc gọi 0947588971.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị làm web giữ tên miền giúp tôi có sao không?
Họ có thể quản lý kỹ thuật giúp, nhưng chủ thể tên miền nên là bạn. Nếu đang đứng tên đơn vị khác, hãy đề nghị chuyển sang tên bạn.
Website dùng nền tảng thuê bao có được bàn giao mã nguồn không?
Thường là không, vì mã nguồn thuộc nền tảng. Khi đó hãy hỏi rõ khi ngừng thuê bao bạn mang theo được nội dung, ảnh và tên miền thế nào.
Có nên nhận bàn giao qua tin nhắn cho nhanh?
Có thể nhận thông tin qua tin nhắn, nhưng nên tổng hợp lại thành một hồ sơ và tự kiểm tra từng mục như danh sách trên.
